Có thể hiểu sách kỷ yếu như một tài liệu ghi lại những điều cốt yếu hay những dấu ấn, những chặng đường, những kỉ niệm đã qua của một công ty, một đoàn thể, một trường học hoặc một bệnh viện nào đó. Hầu hết tất cả những cơ quan đoàn thể đó sau một cột mốc quan trọng hay một kỉ niệm đặc biệt sẽ in lại trên quyển kỉ yếu, nhằm lưu lại những gì tốt đẹp nhất, đáng nhớ nhất và cũng để quảng bá cho những đơn vị những cơ quan hành chính đó.